Обкладення справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та за особовим складом складається та оформляється за встановленою формою (додаток 11), у якій зазначаються найменування організації, структурного підрозділу, індекс справи, архівний шифр справи, номер справи (томи, частини) за річним розділом зведеного опису справ …6 Feb 2002
Опис справ постійного зберігання – систематизований перелік довідкового характеру, що складається із заголовків справ. Він служить для розкриття складу та змісту справ, а також уможливлює їх оперативний облік та систематизацію.
Повне оформлення справи передбачає: оформлення обкладинки справи за встановленою формою; нумерацію аркушів у справі; складання листа-завірювача справи; складання в необхідних випадках внутрішнього опису документів справи; підшивку або палітурку справи.
При часткове оформлення справи здійснюються пересистематизація документів, нумерація аркушів (олівцем у правому верхньому кутку аркуша). Справа прошивається, складається лист-засвідчувач справи. Внутрішній опис документів справи може не складатися.